ישנם לא מעט גורמים המבקשים לערוך כנסים, בין אם פנימיים ובין אם חיצוניים. כאלה שמוזמנים אליהם עובדים וחברים מתוך הארגון או כאלה שמוזמן אליו הציבור הרחב, כל מי שמתעניין בנושאים בהם עוסק הכנס או שיש לו קשר אליהם.
כל גורם המבקש לערוך כנס, צריך לשאול את עצמו תחילה האם עליו לחפש אולם ספציפי עבורו או שמא הוא יכול לערוך אותו במבנה בו הוא פועל. ישנם מקרים רבים בהם אולם חיצוני יכול לשרת טוב יותר מאשר אולם פנימי, בוודאי אם מדובר בכנס גדול אליו מוזמנים אורחים רבים, ומחייב בהתאמה גם אולם גדול.
חיפוש אחר אולם לכנס צריך להתבצע בהתאם למספר נקודות. חשוב לשים לב אליהן ולוודא שאכן האולם אותו בוחרים בסופו של דבר, יכול לשרת את המטרות של הכנס ולעזור לערוך אותו בצורה אופטימאלית.
לפני שנסביר מתי מחפשים אולם לכנס ואילו נקודות יכולות להשפיע על תהליך הבחירה, יש לאפיין את הכנס, לקבוע במה הוא יתעסק וכל דבר אחר שיכול להשפיע כך או אחרת על הדרך בה הוא יתקיים בצורה אופטימאלית.
מתי מחפשים אולם לכנסים?
ראשית, אם המקומות הזמינים עבור עריכת הכנס בבית העסק או הארגון, אינם מתאימים מבחינת הגודל לכמות המוזמנים שאמורים להגיע אליו.
שנית, אם מיקום בית העסק הוא מרוחק או מבודד, ורוצים לערוך את הכנס במקום מרכזי, לטובת האורחים וכן בשביל לקבל חשיפה תקשורתית גבוהה יותר.
שלישית, האם צריך להשתמש באמצעים וכלים מסוימים. לא בכל מקום אפשר למצוא אותם. לעומת זאת, באולם שנבנה במיוחד לכנסים ומיועד לעריכתם, אפשר למצוא את כל המערכות הרלוונטיות.
ארבע, לפעמים הצורך לחפש אולם לכנס נובע מהעובדה שיש צורך בסביבה עסקית מותאמת עבורו. זה גם יכול לעזור לספק סביבה מקצועית וטובה יותר, הן למארגנים והן לאורחים.
נקודות שיכולות לעזור בתהליך הבחירה
בראש ובראשונה, צריך לבחון את המבנה והעיצוב של המקום. איך האולם בנוי, איך המבנה עצמו נראה, עד כמה הוא מזמין ועד כמה יהיה נעים לאורחים לשהות בו.
שנית, יש לבחון האם יש במקום את כל המערכות הנדרשות לצורך קיום כנס כפי שרוצים. יש לבדוק אילו מערכות חיצוניות, למשל מולטימדיה, צריכה להביא ועד כמה זה נוח מבחינה לוגיסטית.
שלישית, במידה ועורכים כנס משמעותי עם כמות גדולה של אורחים, בפרט כנס פתוח (כזה שכל אחד יכול להגיע אליו), יש לבחון האם ניתן למצוא אולמות נוספים או מקומות בהם ניתן אפשר יהיה להושיב את האורחים להאזין לדברים שנאמרים בכנס, גם מבלי להיות נוכחים באולם עצמו.
ארבע, במידה והכנס כולל ישיבות ואירועים נוספים מלבד נאומים, יש לבחון עד כמה המקום ערוך ומוכן לכך מבחינה לוגיסטית ומספק את התנאים הטובים ביותר.
