לא מעט עסקים כיום עוברים לטפסים דיגיטליים. אין ספק כי המעבר לטפסים מעין אלה מייעל את העבודה בעסק, חוסך זמן וכסף ואף הופך את העסק לירוק וידידותי יותר לסביבה. ידוע כי בהתנהלות תקינה של עסק יש צורך בחתימה על לא מעט טפסים. בין אם מדובר על טפסים הנוגעים לעובדים בעסק, טפסים הנוגעים לספקים או ללקוחות, אין ספק כי המעבר למערכת מתקדמת להפקת כל טופס בצורה דיגיטלית בצורה הטובה ביותר והאפשרות לחתום באופן מקוון על הטפסים ולשלוח אותם חזרה, מהווה מהפך של ממש אשר תורם לעסקים רבים ומאפשר להם להיות פרודוקטיביים יותר.
טפסים דיגיטליים – במה מדובר?
טפסים מקוונים או טפסים דיגיטליים הם טפסים אשר ניתן לשלוח אותם באופן מקוון לכל אדם שצריך לחתום עליהם באמצעות מערכת ייעודית. האדם שמקבל את הטופס, חותם עליו באופן דיגיטלי, כאשר כיום בהתאם לחוק חתימה דיגיטלית מדובר על חתימה קבילה גם מבחינה משפטית ולאחר שהוא חותם הוא שולח את הטופס באופן מידי באמצעות המערכת חזרה לעסק. כלומר, אם בעבר היה צורך להגיש לאדם שנדרש לחתום על הטופס את הטופס באופן ידני, לחכות שהוא יחתום עליו ויחזיר אותו ולתזכר אותו שוב ושוב במידה ולא עשה זאת, כיום הפקת טפסים דיגיטליים באמצעות מערכת ייעודית הופכת את כל נושא הטפסים בעסק לקל, נוח, מהיר ויעיל יותר.
איזה טפסים דיגיטליים ניתן לשלוח?
באמצעות מערכת ייעודית מתקדמת להפקת ושליחת טפסים דיגיטליים ניתן כיום לשלוח לא מעט סוגים של טפסים כגון: טופס 101 שהוא למעשה טופס שכל עובד במקום העבודה נדרש למלא מחדש בתחילתה של שנה אזרחית וכן כל עובד חדש שמתקבל למקום העבודה צריך למלא אותו. כמו כן, גם טופס 116 שהוא טופס בקשה להקלה ותיאום בחישוב של ניכויי מס ניתן להפיק באופן דיגיטלי ולחתום עליו באופן דיגיטלי. טפסים דיגיטליים נוספים שניתן להפיק הם: טופס הרשאה לחיוב חשבון שמהווה למעשה הוראת קבע וכן טופס פרטי חשבון בנק של עובדים בעסק או של כל אדם רלוונטי אחר. טפסים נוספים הם הצהרות בריאות מסוגים שונים לרבות הצהרת בריאות נגיף הקורונה שמהווה הצהרת בריאות מאוד רלוונטית במציאות שאנו חיים בה כיום. כאמור, בבחירת מערכת ייעודית מתקדמת לצורך הפקת ושליחת טפסים דיגיטליים ניתן לעבור להתנהלות בטפסים מעין אלה בלבד בעסק.
כל היתרונות של טפסים מקוונים
לטפסים דיגיטליים יש לא מעט יתרונות. ראשית כל, הם מקצרים את זמני העבודה בכל משרד ובית עסק בצורה רצינית מאוד. העיסוק בטפסים שיש למלא בצורה פיזית הוא עיסוק מתיש ותובעני שלא פעם גוזל זמן רב מבעל העסק. טפסים דיגיטליים מקצרים את זמן העבודה באופן ניכר ועל כן, הם מייעלים את העבודה בעסק. מעבר לכך, הרבה יותר קל ונוח לשמור טפסים דיגיטליים מאשר לשמור טפסים פיזיים. שמירת טפסים פיזיים לוקחת מקום בעסק ויוצרת לא פעם אי סדר וקושי למצוא טפסים רלוונטיים כאשר יש צורך בהם. טפסים מקוונים נשמרים באופן אוטומטי במקום שהוגדר מראש לשמירתם. נוח וקל לגשת לטפסים הללו מכל מקום ובכל זמן. יתרון נוסף הוא האפשרות לקבל את הטפסים מהאדם שצריך לחתום עליהם בו ברגע ששולחים אותם. לא פעם אנשים שמקבלים טופס שיש לחתום עליו או למלא אותו באופן ידני דוחים את מלאכת מילוי הטופס, בעוד שכאשר מקבלים אותו בצורה נוחה באופן דיגיטלי, לרוב ממלאים אותו בו במקום ושולחים אותו. יתרון חשוב נוסף כרוך בעובדה שעסק שבוחר בטפסים דיגיטליים יוגדר כעסק ירוק יותר וימשוך אליו יותר לקוחות שאיכות הסביבה חשובה להם.
