לפני כשנה, במהלך 2019 השתנתה הדרך שבה עובדים בחברות קטנות ובינוניות מדווחים על ההפרשות הפנסיוניות שלהם. כדי להקל על המערכות הממוחשבות לקלוט את המידע ולזהות תקלות באופן אוטומטי, הנתונים על כל תוכנית צריכים להופיע בפורמט אחיד. מרבית החברות הקטנות לא היו ערוכות מראש לביצוע המרה של הנתונים לפורמט זה. אך למרבה המזל פותחו פלטפורמות המאפשרות לבצע את העברת הנתונים לחברות הפיננסיות בקלות, במהירות ועל פי החוק.
איך הועברו הנתונים קודם לכן?
לפני ביצוע הרפורמה עסקים קטנים ובינוניים היו מעבירים את הנתונים הפיננסיים באמצעות תוכנה ממוחשבת או באמצעות תכתובות אי־מייל. הנתונים הועתקו באופן ידני מהתכתובת והוזנו לחברות הביטוח. טעות קטנה בסכום, בשם העובד או בשם הקופה הובילו לכך שחברות הביטוח היו שומרות את הכספים בחברה, אך לא משייכות אותן לעובד. טעות זו עשויה להתגלות רק שנים רבות מאוחר יותר כאשר העובד יוצא לפנסיה ומגלה כי הכספים שהופקדו על שמו אינם מופיעים ברישומי חברת הביטוח.
החל מ-2019 חברות בנות 10 עובדים ומעלה נדרשו לבצע דיווח בתקן אחיד שחברות הביטוח יכולות להזין למערכת שלהן בצורה אוטומטית. הצלחת השינוי הובילה לכך שהחל מתחילת 2021, גם חברות קטנות יותר המעסיקות חמישה עובדים ומעלה יצטרכו לבצע את השינוי.
הפתרון הפשוט והקל
כיום ניתן לבצע את השינוי באמצעות פלטפורמה ממוחשבת הממירה את הנתונים לפורמט המתבקש על פי החוק. תוכנות אלה מכונות מערכות תפעול פנסיוני. הן מקבלות את הנתונים, ואף מעדכנות את המערכת בשינויים שונים ובעובדה כי חברת הביטוח אכן קיבלה את הנתונים והם תקינים.
כיצד ניתן לדעת אם הנתון תקין? חברות הביטוח מפעילות מצדן תוכנה חכמה המסוגלת לזהות כי הכספים אכן הופקדו על שם העובד בקופה המבוקשת. תהליך זה מכונה "היזון חוזר". שתי התוכנות של בית העסק וחברות הביטוח מתקשרות ביניהן, ובעלי העסק יכולים לדעת כי הכספים שהופרשו לקופות הפנסיה אכן הגיעו ליעדם.
מתי צריך לדווח על התשלום?
על תשלומי ההפרשות הפנסיוניות חייבים לדווח בתקופה שבין תשלום המשכורת לעובד (עד שבוע לאחר התשלום) או עד ה-15 לחודש העוקב לתקופת העבודה שבגינה קיבל העובד משכורת, המוקדם מבין השניים. למשל, אם עובד קיבל משכורת על עבודה בחודש ינואר בתאריך ה-10 לחודש פברואר, ההפרשות הפנסיוניות צריכות להתקבל עד ה-15 לפברואר.
האם יש קנסות כנגד מעסיקים שאינם מבצעים את הדיווח הפנסיוני כיאות?
כיום, מעסיקים עשויים להסתכן בקנסות וסנקציות הן מצד העובד והן מצד הממונה על שוק ההון. קנסות אלה נקבעים בחוק עד לסכום של מאתיים אלף שקלים. לכן, גם אם אתם מנהלים עסק קטן של חמישה עובדים, כדאי כבר עכשיו להטמיע מערכת ממוחשבת מתאימה בעסק ולהתחיל לבצע את הדיווחים כחוק מוקדם ככל האפשר.
לסיכום, החקיקה בישראל נועדה לאפשר לעובד ליהנות מדיווח מסודר לחברות הביטוח והגופים הפנסיוניים על התוכניות הפנסיוניות שלו כדי להימנע מטעויות. עברו למערכת ממוחשבת כבר היום ותוכלו להימנע מקנסות בעתיד.
