הדרך הנכונה לבחור מפיק לאירוע שלכם

אירוע הוא פרויקט מורכב לביצוע הכולל פרטים טכניים רבים, בחירת ספקים מוצלחים, גיבוש קונספט מוביל והכל במסגרת התקציב המוגדר ולוח זמנים צפוף.
אפשר כמובן לכתת רגליים, להזיע בניהול מו"מ עם אנשי מקצוע, אבל למה לעשות את זה כשאפשר ליהנות מהאירוע עצמו ולתת למומחים לעשות את העבודה בשבילכם?
מפיק אירועים הוא הישות המקצועית בעלת הניסיון הנדרש בהפקות של אירועים מכל הסוגים – פרטיים או עסקיים, אינטימיים או גרנדיוזיים, בשטח או באולם אירועים. המפיק למעשה מפנה לכם זמן יקר בכך שהוא לוקח על עצמו את כל האחריות של תפעול האירוע מאחורי הקלעים לרבות ניהול הסכמים עם ספקים, יצירת חוויה קולינרית מרשימה ופיקוח על התנהלות האירוע בזמן אמת והוא יכול לחסוך משאבים רבים – הן זמן והן כסף. הידע שיש לו והאנשים עמם הוא עובד עושים הבדל בהפקת אירוע בסטנדרט גבוה באמת שעולה על הציפיות.

כמובן שחשוב לדעת לבחור מפיק אירועים מקצועי שמתאים עבורכם כמו כפפה ליד. איך מגיעים אליו? טיפים לבחירת השידוך המושלם בין המפיק לאירוע ולבעלי השמחה.

המלצה מנצחת

אין כמו המלצות להעיד על המקצועיות של מפיק אירועים. בצעו סקר שוק זריז על מנת לברר מי הם השחקנים המובילים בהפקת אירועים לסוג האירוע שלכם – הפקת אירוע בוטיק או הפקת אירוע חברה, במרכז הארץ או כל פרמטר אחר ובדקו מה אומרים עליהם בגוגל, בפייסבוק, חברים שחגגו ונעזרו בשירותיהם. בדקו מה מייחד או מהן נקודות החוזק של כל אחד מהמפיקים מבחינת וותק, זמינות, שירות. חברה מבוססת וותיקה מביאה עמה הרבה ניסיון וידע לשולחן אך גם השירות האדיב חשוב וכמובן הזמינות, שהמפיק יהיה אתכם בקשר לאורך התהליך ולא תרגישו שהאירוע שלכם נדחק לצד בגלל עומס אירועים המועדפים על פניכם.

תיאום ציפיות במקום הראשון

כמובן שיש לקחת בחשבון שמה שהיה נכון וטוב עבור אחרים לא בהכרח מתאים לכם ולכן, חשוב לייצר שיחת הכרות מקדימה לפני שמבצעים את הבחירה. אפשר להתרשם בטלפון אבל רצוי פנים מול פנים. מפיק הוא דמות יצירתית וכריזמטית אבל עם כל הכבוד לרעיונות ולמעוף שהוא מביא עמו, בסופו של דבר זה האירוע שלכם ולכן חשוב שהוא ייצג אותו בדרך הטובה ביותר בהתאם לחזון שלכם. זו הסיבה שיש לשרטט קווים לדמותו של האירוע – איך אתם רואים אותו בעיניכם ועל מה חשוב לכם שהמפיק ישים דגש בין אם זה עיצוב בלתי שגרתי או גסטרונומיה מפתיעה המותאמת גם לקהל הסועדים, כמו למשל טבעוניים. כדאי לחשוף בפניו את החזון ולקבל ממנו רעיונות נוספים על מנת לבדוק את ההתאמה ביניכם, אבל גם שיש לו מה שדרוש למנף את האירוע ולקחת אותו צעד אחד קדימה.

אקסטרות ושדרוגים

כדאי לבדוק מה מפיק האירועים מציע מעבר לתכנון וניהול ההפקה מאפיון הקונספט ועד שאחרון המוזמנים עוזב את המקום. למשל, האם הוא מספק גם עמדות מזון במגוון סגנונות גסטרונומיים, שירותי השכרת ציוד לאירועי שטח, סאונד, תאורה, עיצוב שולחנות, האם הוא עובד לבד או עם צוות בפריסה ארצית וכמובן מה המחיר עבור התענוג וממה הוא מושפע – מחיר בסיס ואקסטרות, האם התשלום הוא בתשלום אחד או ניתנת פריסת תשלומים לפי התקדמות ההכנות ועד סיום האירוע.

בסופו של דבר, מפיק אירועים יכול לחסוך כסף רב ולהעצים את החוויה וכאשר מדובר באירוע שלכם, אתם בוודאי רוצים את הטוב ביותר ולכן חשוב לבחור מפיק אירועים שיבין את הראש שלכם, אבל גם ידע להפוך את החזון להוראות ביצוע מדויקות ולהניע את הגלגל כך שהאירוע יהפוך לחגיגה בלתי נשכחת מכל הבחינות.