אף אחד מאיתנו לא רוצה למצוא את עצמו במצב שבו מתרחש אסון. כולנו עושים את כל מה שאפשר כדי להרחיק את האופציה כי יקרה אסון. אך באותה נשימה יהיה עלינו להתכונן לגרוע מכל כדי שלא ניתפס לא מוכנים. אתם רק יכולים לדמיין לעצמכם מה יקרה אם לא תהיו מוכנים לכל מיני מקרי אסון שונים. תיק שטח הוא תיק שנועד לאפשר לכל עסק להיות מוכן לכל מקרה שעלול לקרות. השאיפה תהיה שלא להשתמש בתיק הזה, אך בו בזמן תרצו לדעת כי העסק ערוך ומוכן. כך שאם חלילה יקרה מקרה מהסוג הזה תוכלו להשתמש באותו תיק שהוכן מבעוד מועד.
תגובה מהירה למקרה אסון
הסיבה הראשונה שבגללה ישנו תיק שטח בהישג יד היא כדי לספק תגובה מהירה. ברוב המכריע של המקרים תגובה מהירה מונעת מהמצב לצאת לגמרי משליטה. אם התגובה תהיה איטית זה עלול לגרום למציאות להשתנות באופן מהותי. תגובה מהירה אפשרית רק כאשר ישנו תיק ייעודי שמוכן לאותו תרחיש. כך לא תמצאו את עצמכם מתחילים לחפש את כל האלמנטים השונים לפתרון הבעיה. תיקי שטח נמצאים במקומות נגישים, כאלה שיהיה מאוד נוח להגיע אליהם. התגובה המהירה היא זאת שבדרך כלל תעשה את ההבדל בשבילכם ובכל כל האחרים. לכן חובה להחזיק בתיק שבו יהיו את כל הכלים הדרושים לפתרון בעיות.
ריענון אפקטיבי של ההנחיות
האם אתם באמת יודעים מה עושים כאשר ישנו מקרה אסון? התשובה תהיה ברוב המקרים שלא. גם אם הסבירו לכם מה עושים במקרה אסון, מהר מאוד תשכחו את כל מה שהוסבר לכם. תיק שטח מטרתו הנוספת היא לעשות לכם סדר בדברים שאותם יהיה עליכם להכיר. אחרי שתבינו היטב מה עושים בכל מקרה תוכלו לתפעל את הסיטואציה בצורה שלא תשאיר מקום לספקות. לפיכך מוטב כי תמיד יהיה תיק עם הנחיות מה נכון לעשות ואל מי צריך לפנות בכל עניין. פעולה אחת קטנה תאפשר לכם למנוע בעיות רבות שייקח לכם זמן לשקם אותן. אל תתפשרו על פחות מהטוב ביותר כאשר זה נוגע לבטיחות בתוך העסק.
חלוקת תפקידים ברורה
בזמן אמת ישנה חשיבות רבה לחלוקת התפקידים בין אנשי הצוות השונים. כל אחד מאנשי הצוות יכול לקחת על עצמו תפקידים שהוא לא אמור לבצע. הסיבה העיקרית לבלגן במקרי אסון היא שאף אחד לא יודע מה הוא נדרש לעשות בזמן אמת. לפיכך מוטב כי תמיד יהיה תיק שטח שבו מגדירים בצורה ברורה מה כל אחד מאנשי הצוות נדרש לעשות בזמן אירוע. אולי לכם זה נראה ברור במיוחד, אך לאנשים השונים שעובדים בתוך העסק זה לא ברור. אם תחלקו את התפקידים בצורה ברורה והכל יהיה מתועד בתוך תיק השטח סימני השאלה ייעלמו באופן תמידי.
